(Gastbeitrag von Bettina Brendle) Wie kann man Effectuation in einem großen Unternehmen nutzen? An welchen Stellen und in welchen Situationen? Was braucht es dazu? Was erlebt man dabei? Was folgt daraus? Ein Erfahrungsbericht einer Reise ins Ungewisse aus der IT eines internationalen Großunternehmens.
Wir sind ein großes Unternehmen im Dienstleistungs- und Beratungssektor mit mehr als 3000 Mitarbeitern in Deutschland und ca. 2000 Auslandsmitarbeitern. Für unternehmerische Ansätze im Sinne von Akquise gibt es Raum und Möglichkeiten. Auch für den Umgang mit ungewissen Situationen im Projektgeschäft wird ein großes Potenzial gesehen effektuierend vorzugehen. Aber beginnen wir ganz innen im „Maschinenraum“, beginnen wir bei der Abteilung, die die Informationstechnologie für das Unternehmen bereitstellt:
Effectuation in IT-Projekten
Die IT-Projekte zeichnen sich immer häufiger durch hohe Komplexität, ein sich schnell veränderndes Umfeld (wechselnde Beteiligte, Budget, Prioritäten) und sich ständig verändernde Anforderungen aus. Deshalb ist klassisches Projektmanagement oft wenig geeignet, um die Projekte zu definieren und zu starten. Normalerweise würde man in solchen Fällen agile Projektmanagementmethoden einsetzen. Das Unternehmen ist jedoch sehr hierarchisch organisiert, funktional gegliedert und deshalb sind an Prozessen und Entscheidungen viele beteiligt. Die für erfolgreiches agiles Projektmanagement nötige Delegation von Verantwortung funktioniert selten und dann auch nur in eng begrenzten Projekten. Es galt deshalb ausprobieren, ob Effectuation als Denk- und Vorgehensweise geeignet ist, um in diesen Projektkonstellationen schneller ins Handeln zu kommen.
In zwei Workshop-Tagen lernten drei Projetteams den methodischen Ansatz von Effectuation kennen und wendeten die Effectuation-Prinzipien und Tools auf ihre konkrete Projektsituation an. Damit sollte der Nutzen für alle Beteiligten unmittelbar erlebbar werden. Wichtig war hierbei auch die Zusammensetzung der Teams, in der die Projektverantwortlichen der IT gemeinsam mit Verantwortlichen auf der Fachseite die neuen Erkenntnisse teilen konnten.
Da ich selber stark in einem der Projekte eingebunden bin, war es mir wichtig, die zwei Tage als Teilnehmerin zu erleben und mit den Kollegen im Projektkontext arbeiten zu können. Vorbereitet habe ich die Veranstaltung „Effectuation in Projekten“ gemeinsam mit meinem Effectuation-Expert-Kollegen Carsten Holtmann, der uns als erfahrener Moderator gekonnt durch die zwei Tage begleitete.
Es war spannend zu beobachten, dass sich alle Teilnehmer bereitwillig auf die Tools und die effectuierende Herangehensweise eingelassen haben.
Es fallen im Nachhinein häufiger Sätze wie, „Wie können wir ins Handeln kommen?“, „Wer kennt jemanden, der uns hierbei hilfreich sein könnte?“ Die Teilnehmer sind insgesamt aufmerksamer für das Thema „Ungewissheit“ und „Partnerschaften“. Es gibt die Frage, was man in Projekten tun kann, um dem Zufall mehr Chancen einzuräumen und wie man mit der Ungewissheit besser in den Anforderungsprozessen besser umgehen kann.
Das Feedback der Teilnehmer zeigt, dass es sich gelohnt hat:
- „…Planen widerstrebt mir. …Ich gehe eigentlich in meinem Leben schon immer so unternehmerisch vor. Nun weiß ich endlich, dass das auch eine anerkannte Herangehensweise ist“
- „…irgendwie war das etwas ganz anderes. Nicht die x-te neue Management-Methode, sondern vielmehr das Kennenlernen einer neuen gemeinsamen Haltung für unseren Arbeitsalltag. “
- „…ich war als Projektleiter viel im arabischen Raum unterwegs. In der arabischen Sprache gibt es überhaupt kein Wort für „Plan“ oder „Planung“.
- „…wir hätten gern eine Fortsetzung im Laufe des Jahres…“
- „…wir haben uns in den letzten 2 Tagen Ideen und Aufgaben für das nächste halbe Jahr generiert und wir wissen jetzt, was wir zu tun haben. Das war uns vorher völlig unklar…“
- „…ich hätte gern noch mehr Leute aus meinem Projektteam dabeigehabt…“
- „… es war toll, dass wir das in unserem Projektsetting gemeinsam mit den Kollegen aus dem Fachbereich gemacht haben.“
- „…das Tollste war die Mittelanalyse im Projekt. Jetzt wissen wir viel besser, was wir alles können…“
Doch wie geht es weiter? Fortsetzung folgt…